domingo, 3 de octubre de 2010

TALLER # 3

TALLER # 3

Ø Unidad de correspondencia:

es la única dependencia autorizada para la recepción de documentos, solicitudes y atención de requerimientos. Tiene el propósito de administrar las comunicaciones contribuyendo con la normatizacion de los procesos de producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de documentos por parte de la gestión documental.

Ø Funciones de esta

Las unidades de correspondencia deberán contar con el personal suficiente y debidamente capacitado, lo mismo que con los medios físicos y tecnológicos necesarios que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico y cualquier otro tipo de tecnología que se implemente para el manejo de estas, de modo que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y garanticen el cumplimiento de los objetivos de la entidad.

Ø Comunicaciones oficiales.

Son todas que son recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la entidad, independientemente del medio utilizado.

Ø Tabla de retención documental.

Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.

Ø Pasos para elaborar este proceso

-Facilitan el manejo de la información.

-Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

- Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

-Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

-Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

-Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

-Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

-Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque:

Permiten el manejo integral de los documentos.

-Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.

-Ayudan a controlar la producción y trámite documental.

-Identifican y reflejan las funciones institucionales.

-Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.

-Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Concepto de manual de archivo y correspondencia

Es un documento que recoge las normas y procedimientos que se deberán aplicar en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr la agilidad y eficiencia en la toma de las decisiones de la entidad. Es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos a seguir para el desarrollo de las funciones relacionadas con Correspondencia y Archivo.

Diferencias entre Archivo y Correspondencia.

En el Archivo son todos los documentos que ya están guardados y clasificados de acuerdo a sus características y en la correspondencia es lo que llega nuevo para ser entregado, tramitado y posteriormente archivado.

Partes del manual de archivo y correspondencia

Introducción: En el cual se indica al lector en forma general las razones del ser del documento que tiene ante sí.

Objetivos: Se resumen los fines que persigue el Manual (generales y/o específicos)

Estructura Orgánica de la Entidad: En lo posible debe ofrecer una información global sobre la entidad, su organigrama y funciones

Conclusiones

El manual de archivo y correspondencia es importante dentro de una empresa ya que este documento contiene las normas que se deben aplicar dentro de la misma en cuanto a la forma y proceso de toda la correspondencia que entra y sale de la entidad, además del proceso para archivar los documentos.

TALLER # 4

TALLER 4

NORMAS LEGALES PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA



Para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.


Ley 80 DE 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico.


Ley 594 de 2000, tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.


Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación. Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.


Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.


ACUERDO 060-2001


ARTILCULO 3. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.



NORMAS TÉCNICAS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA




La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., utiliza las pautas señaladas en la Norma Técnica NTC-1486 de ICONTEC para la elaboración de comunicaciones. Se han establecido dos clases de comunicación:

Comunicación Interna: Memorando Forma 102-F-036. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. El memorando debe ser utilizado para la correspondencia que se dirija al interior de cada oficina y entre las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. desde y para todos los niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres. Se enviará a través del correo electrónico, a fin de agilizar el conocimiento de los mismos. Los memorandos que requieran ser radicados, serán enviados al C.D.I. para ser ingresados en el Sistema.




Comunicación Externa:



Oficio Forma 102-F-032. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. Se utiliza para la correspondencia que se dirija a las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas. Para esta correspondencia, el Centro de Documentación e Información utilizará sobres ventanilla. Para aquellas radicaciones o envíos de correspondencia que exijan un sobre de tamaño diferente, la dependencia responsable deberá diligenciarlo, aportando los datos completos y organizados del destinatario reflejando una buena imagen de la entidad.



Dependencia responsable.


(Código que aparece en la comunicación)Copias extras: Las que anuncie la comunicación.


RADICACIÓN



Es el procedimiento mediante el cual se otorga un número de registro consecutivo a una comunicación, es fundamental que se tenga en cuenta que se consideran oficiales las comunicaciones que sean radicadas (Registradas) a través del Centro de Documentación e Información; por lo tanto las dependencias deben abstenerse de recibir o distribuir correspondencia por otro conducto.

Radicación de Entradas. La correspondencia recibida en la ventanilla de radicación se clasifica en: Oficial, confidencial o reservada y personal.



OFICIAL.

Debe abrirse por el funcionario encargado de este proceso de radicación y otorgarle el direccionamiento de acuerdo con el asunto y no por nombre del destinatario.


CONFIDENCIAL O RESERVADA Y PERSONAL.

No se abre ni se radica, se traslada a través de la correspondiente carpeta y se entrega en la oficina correspondiente.

Radicación Interna. Es la correspondencia recibida en el C.D.I., se clasifica en Memorandos y Oficios Internos.



MEMORANDOS.

Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.



OFICIOS INTERNOS.

Oficio Forma 102-F-032. Se identifica porque son comunicaciones que se envían las dependencias de la Secretaría General entre sí. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.

Radicación Externa


OFICIOS EXTERNOS.

Oficio Forma 102-F-032. Son las comunicaciones que envían las dependencias de la Secretaría General para las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.


PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS

Cuando se trate de respuestas a comunicaciones, es de obligatorio cumplimiento aportar el número de radicación con que ingresó la primera comunicación o de petición, esto permite el encadenamiento de las comunicaciones y responder consultas en forma clara y veraz.


MENSAJERÍA

El Centro de Documentación e Información realizará recorridos internos y externos con el fin de prestar un servicio eficiente y oportuno en la entrega y recepción de las comunicaciones, para tal efecto, se utilizarán carpetas de color azul y verde, identificadas con el código de las dependencias, se debe hacer buen uso de la carpeta dentro de los horarios establecidos y utilizarla siempre para todos los registros, controles y servicios del Centro de Documentación e Información. Se recomienda de manera especial a los funcionarios responsables y designados por la jefatura en cada dependencia del recibo, verificación y control de la correspondencia, retirar los documentos que llegan en la carpeta inmediatamente llega el funcionario C.D.I., con el fin de verificar el correcto direccionamiento de la correspondencia o hacer las devoluciones que sean del caso, anotándolas en el reporte correspondiente.

Mensajería Externa.

El Centro de Documentación e Información programará sus servicios de mensajería externa, de acuerdo con las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias a través de los recorridos internos.

Las solicitudes oficiales de diligencias a cumplir en las horas de la mañana, deben llegar al C.D.I. en las horas de la tarde del día anterior, las que son recibidas en los recorridos de la mañana, serán enviadas en la tarde.

Los mensajeros Motorizados salen de la Secretaría General todos los días a las 8:30 a.m. y regresan a las 12:00 m., vuelven a salir a la 1:30 p.m., y regresan a las 5:30 p.m., con la ruta cumplida. Es importante resaltar que los mensajeros motorizados transportarán documentación de carácter oficial, por ningún motivo se atenderán peticiones de tipo personal, ni se permitirá el transporte de elementos.

Para el cumplimiento de las funciones de mensajería externa, el funcionario asignado diligenciará la planilla de control, en donde hará firmar, nombre, hora y fecha de entrega y consignará las observaciones sobre devoluciones que se presenten.

Correo.

El Centro de Documentación e Identificación presta el servicio de correo certificado a nivel local, nacional e internacional a través de la Administración Postal Nacional (ADPOSTAL) para este tipo de documentación el C.D.I utiliza sobre ventanillas, para la correspondencia que exija un sobre de tamaño diferente, la dependencia responsable deberá diligenciarlo, aportando los datos completos y organizados del destinatario.

Finalmente hay que reiterar que la aplicación de estos procedimientos serán de beneficio operativo para las diferentes dependencias que conforman a cada empresa.




ELEMENTOS NECESARIOS PARA LA LABOR DE RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS



  • GANCHOS DE COSEDORA
  • RESALTADORES
  • TIJERAS
  • LAPICEROS
  • BORRADOR
  • A Z TAMAÑO OFICIO
  • ARCHIVADORES DE FUELLE DE CARTÓN
  • COSEDORA
  • PERFORADORA
  • FORMATO DVD
  • SELLOS
  • SOBRE MANILA TAMAÑO CARTA
  • SOBRE BLANCO
  • HUELLERO
  • CAJONERA
  • COMPUTADOR
  • IMPRESORA
  • SCANNER
  • FAX
  • TELEFONO
  • FOTOCOPIADORA

TALLER # 5

TALLER 5

PASOS DEL PROCESO TÉCNICO DE RECIBO DE DOCUMENTOS Y CORRESPONDENCIA

1. Recibo de correspondencia e impresión del reloj radiador de la hora, fecha y consecutivo; con un tiempo de un minuto y responsable secretaria de recepción.

2. Ingreso de la información a tabla de Excel con numero de radicado, fecha, procedencia, asunto, nombre del remitente, numero del remitente, numero de anexos, responsable del asunto , tiempo de respuesta, deja espacio para firma del destinatario y entrega a la Gerencia con formato de instrucción de correspondencia adjunto; con un tiempo de 2 minutos y responsable secretaria de recepción

3. Revisión del asunto que trata correspondencia en formato de instrucción, designa quien se debe entregar la correspondencia y devuelve a recepción; con un tiempo de 1 minuto y responsable Gerente General

4. Registro de l cuadro de Excel el control de correspondencia y entrega a cada dependencia designada; con un tiempo de 2 minutos y responsable Secretaria de recepción

5. Cada dependencia recibe la correspondencia y firma la plantilla de control para dejar constancia de recibo; con un tiempo de 2 minutos y responsable dependencia interesada

6. Da respuesta a la comunicación; con un tiempo de 480 minutos y responsable dependencia interesada

7. Archivo; con un tiempo de 30 minutos y responsable dependencia interesada y/o Auxiliar de Archivo

PLANTILLA DE REGISTRO

NOMBRE COMPLETO

NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN

DIRECCIÓN CORRESPONDENCIA

CIUDAD

TELEFONO

FAX

CORREO ELECTRONICO

FECHA DE RECEPCIÓN

HORA DE RECEPCIÓN

NUMERO DE FOLIOS

CLAÇSE DE ANEXOS PRESENTADOS



Datos del funcionario:

nombre__________
cargo____________

firma____________

FUNCIONES QUE DEBE CUMPLIR EL AUXILIAR DE CORRESPONDENCIA EN SU PUESTO DE TRABAJO

Correspondencia recibida

· Registra y radica correspondencia.
· Organiza la correspondencia por dependencias.
· Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos.
· Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo

Correspondencia enviada

· Suministra un numero de radicado: CEE o CIE y suministra los datos básicos para el control.
· Controla registrando en el formato de control.
· Radica y registra en formato de control
· Organiza la dependencia por dependencias
· Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos.
· Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo

- Otra persona que puede realizar estas tareas es el auxiliar administrativo y funcionario.

LABORES Y RESPONSABILIDADES DE MENSAJERÍA EN EL PROCESO DE RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA.

1. Sistema automático de trámites - radicación externa

El centro de documentación e información será el encargado de revisar, radicar, controlar y distribuir a través del Sistema Automático, toda la correspondencia que se reciba de las Entidades adscritas, otras Entidades, personas naturales o jurídicas y la de los funcionarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C.
Los funcionarios de las dependencias no deberán recibir directamente correspondencia y/o documentos, sin que antes hayan sido radicados y controlados en el sistema automático del C.D.I.

2. Sistema automático de trámites - radicación interna, de traslado y salida
La correspondencia que se origine, o traslade entre las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., como son cartas, memorandos, traslado de documentos, transmi-siones vía fax o cualquier otro, deberán ser enviados al C.D.I.1 en donde serán revisados, radicados y controlados por el sistema automático, con numeración general consecutiva, fecha y hora de proceso, código del trámite, código de la actividad, dependencia responsable, número de folios y número de anexos.

3. Mensajería

Con el fin de recoger y entregar la correspondencia a las dependencias, el centro de documentación e información C.D.I. hará recorridos internos, en los siguientes horarios:
Mañana 7:30 9:30 11:30 a.m.
Tarde 1:30 3:30 p.m.
Para tal efecto, se utilizarán carpetas de color azul y verde, identificadas con el código de las dependencias.
3.2. Mensajería externa
El centro de documentación e información programará sus servicios de mensajería externa, de acuerdo con las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias, en los recorridos internos.


Procedimientos operativos

Sistema automático de trámites - radicación externa

1.1 La correspondencia recibida en el C.D.I. se clasifica en: oficial, confidencial o reservada y personal.

La correspondencia confidencial o reservada no debe abrirse. Su radicación y control se hace a través del sistema automático.
La correspondencia oficial debe abrirse por el funcionario encargado de este proceso de radicación.

Su radicación se hace por el sistema automático y para su direccionamiento se hace por competencia y no por nombre del destinatario, impresa en rótulos que se adhieren al original y a las copias de la comunicación.

De este proceso automático, se generan reportes de radicación por dependencias, que son enviados en cada recorrido para verificación con la entrega física, debiendo ser devueltos en el siguiente recorrido con la fecha y firma de la persona encargada y responsable de tal función.

La correspondencia que en forma equivocada haya sido direccionada a otra dependencia debe ser devuelta en el siguiente recorrido al de su recibo, registrando la novedad en el reporte correspondiente. Así mismo, en el evento en que se radique correspondencia que no sea de competencia y aparezca en el reporte deberá devolverse inmediatamente.

Sistema automático de trámites - radicación interna, de traslado y salida

2.1. Se han establecido dos clases de comunicación:
Comunicación interna - memorando 102-F-036. El memorando debe ser utilizado para la correspondencia que se dirijan entre sí las dependencias de la secretaria General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., desde y para todos los niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres.

2.2. Comunicación traslado de documentos 102-F-039
Para el traslado de las comunicaciones y documentos que no requieran la elaboración de memorando, se utilizará este formato y su diligenciamiento será manuscrito por el nivel autorizado.

2.3 Comunicación externa - carta 102-F-032
Se utiliza para la correspondencia que se dirija a las demás Entidades Distritales, a otras Entidades, personas naturales y jurídicas. Así mismo, la debe utilizar la Oficina de Recursos Humanos para las comunicaciones que dirija a los funcionarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., sobre fines laborales tales como vacaciones, ascensos, salarios, etc.

CONSIDERA USTED QUE ESTA LABOR ES TAN IMPORTANTE PARA LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL ES UN TRABAJO AISLADO PARA LAS ACTIVIDADES DELOS DEMAS FUNCIONARIOS

No ya que esta labor es un punto clave para la empresa y todos los cargos están relacionados entre si y la mensajería es la que mueve los documentos importantes de ella.

viernes, 30 de julio de 2010

leccion 14

MecaNetResultados de la lección de mecanografía Usuario: leidy tatiana bautista 30/07/2010 20:50:48
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Resultados para: Lección 14 (1º Método) del curso MecaNet
Realizado el viernes, 30 de julio de 2010 a las 08:50 PM
Nº de palabras: 207
Palabras/minuto: 13
Pulsaciones/min: 113
Tiempo: 15 m. 22 sg.
Nº de errores: 40 (2%)
Nº de aciertos: 1745 (98%)
Nota: 76 (sobre 100)
Usuario: leidy tatiana bautista
Nº de errores cometidos por letras:
ESPACIO : 1
a : 5
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l : 2
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r : 6
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p : 1
z : 8
c : 1
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leccion13

MecaNetResultados de la lección de mecanografía Usuario: leidy tatiana bautista 29/07/2010 20:38:37
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Resultados para: Lección 13 (1º Método) del curso MecaNet
Realizado el jueves, 29 de julio de 2010 a las 08:38 PM
Nº de palabras: 231
Palabras/minuto: 15
Pulsaciones/min: 134
Tiempo: 14 m. 38 sg.
Nº de errores: 46 (2%)
Nº de aciertos: 1962 (98%)
Nota: 80 (sobre 100)
Usuario: leidy tatiana bautista
Nº de errores cometidos por letras:
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s : 3
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leccion 12

MecaNetResultados de la lección de mecanografía Usuario: leidy tatiana bautista 29/07/2010 20:21:35
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Nº de errores: 40 (1%)
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Nota: 81 (sobre 100)
Usuario: leidy tatiana bautista
Nº de errores cometidos por letras:
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j : 1
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v : 8
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leccion 11

MecaNetResultados de la lección de mecanografía Usuario: leidy tatiana bautista 29/07/2010 19:51:58
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Resultados para: Lección 11 (1º Método) del curso MecaNet
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Nº de palabras: 201
Palabras/minuto: 12
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Tiempo: 16 m. 43 sg.
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Nº de aciertos: 1965 (97%)
Nota: 76 (sobre 100)
Usuario: leidy tatiana bautista
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e : 3
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