TALLER # 5

TALLER 5

PASOS DEL PROCESO TÉCNICO DE RECIBO DE DOCUMENTOS Y CORRESPONDENCIA

1. Recibo de correspondencia e impresión del reloj radiador de la hora, fecha y consecutivo; con un tiempo de un minuto y responsable secretaria de recepción.

2. Ingreso de la información a tabla de Excel con numero de radicado, fecha, procedencia, asunto, nombre del remitente, numero del remitente, numero de anexos, responsable del asunto , tiempo de respuesta, deja espacio para firma del destinatario y entrega a la Gerencia con formato de instrucción de correspondencia adjunto; con un tiempo de 2 minutos y responsable secretaria de recepción

3. Revisión del asunto que trata correspondencia en formato de instrucción, designa quien se debe entregar la correspondencia y devuelve a recepción; con un tiempo de 1 minuto y responsable Gerente General

4. Registro de l cuadro de Excel el control de correspondencia y entrega a cada dependencia designada; con un tiempo de 2 minutos y responsable Secretaria de recepción

5. Cada dependencia recibe la correspondencia y firma la plantilla de control para dejar constancia de recibo; con un tiempo de 2 minutos y responsable dependencia interesada

6. Da respuesta a la comunicación; con un tiempo de 480 minutos y responsable dependencia interesada

7. Archivo; con un tiempo de 30 minutos y responsable dependencia interesada y/o Auxiliar de Archivo

PLANTILLA DE REGISTRO

NOMBRE COMPLETO
NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN
DIRECCIÓN CORRESPONDENCIA
CIUDAD
TELEFONO
FAX
CORREO ELECTRONICO
FECHA DE RECEPCIÓN
HORA DE RECEPCIÓN
NUMERO DE FOLIOS
CLAÇSE DE ANEXOS PRESENTADOS

Datos del funcionario:

nombre__________
cargo____________

firma____________

FUNCIONES QUE DEBE CUMPLIR EL AUXILIAR DE CORRESPONDENCIA EN SU PUESTO DE TRABAJO

Correspondencia recibida

· Registra y radica correspondencia.
· Organiza la correspondencia por dependencias.
· Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos.
· Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo

Correspondencia enviada

· Suministra un numero de radicado: CEE o CIE y suministra los datos básicos para el control.
· Controla registrando en el formato de control.
· Radica y registra en formato de control
· Organiza la dependencia por dependencias
· Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos.
· Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo

- Otra persona que puede realizar estas tareas es el auxiliar administrativo y funcionario.

LABORES Y RESPONSABILIDADES DE MENSAJERÍA EN EL PROCESO DE RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA.

1. Sistema automático de trámites - radicación externa

El centro de documentación e información será el encargado de revisar, radicar, controlar y distribuir a través del Sistema Automático, toda la correspondencia que se reciba de las Entidades adscritas, otras Entidades, personas naturales o jurídicas y la de los funcionarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C.
Los funcionarios de las dependencias no deberán recibir directamente correspondencia y/o documentos, sin que antes hayan sido radicados y controlados en el sistema automático del C.D.I.

2. Sistema automático de trámites - radicación interna, de traslado y salida
La correspondencia que se origine, o traslade entre las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., como son cartas, memorandos, traslado de documentos, transmi-siones vía fax o cualquier otro, deberán ser enviados al C.D.I.1 en donde serán revisados, radicados y controlados por el sistema automático, con numeración general consecutiva, fecha y hora de proceso, código del trámite, código de la actividad, dependencia responsable, número de folios y número de anexos.

3. Mensajería

Con el fin de recoger y entregar la correspondencia a las dependencias, el centro de documentación e información C.D.I. hará recorridos internos, en los siguientes horarios:
Mañana 7:30 9:30 11:30 a.m.
Tarde 1:30 3:30 p.m.
Para tal efecto, se utilizarán carpetas de color azul y verde, identificadas con el código de las dependencias.
3.2. Mensajería externa
El centro de documentación e información programará sus servicios de mensajería externa, de acuerdo con las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias, en los recorridos internos.

Procedimientos operativos

Sistema automático de trámites - radicación externa

1.1 La correspondencia recibida en el C.D.I. se clasifica en: oficial, confidencial o reservada y personal.

La correspondencia confidencial o reservada no debe abrirse. Su radicación y control se hace a través del sistema automático.
La correspondencia oficial debe abrirse por el funcionario encargado de este proceso de radicación.

Su radicación se hace por el sistema automático y para su direccionamiento se hace por competencia y no por nombre del destinatario, impresa en rótulos que se adhieren al original y a las copias de la comunicación.

De este proceso automático, se generan reportes de radicación por dependencias, que son enviados en cada recorrido para verificación con la entrega física, debiendo ser devueltos en el siguiente recorrido con la fecha y firma de la persona encargada y responsable de tal función.

La correspondencia que en forma equivocada haya sido direccionada a otra dependencia debe ser devuelta en el siguiente recorrido al de su recibo, registrando la novedad en el reporte correspondiente. Así mismo, en el evento en que se radique correspondencia que no sea de competencia y aparezca en el reporte deberá devolverse inmediatamente.

Sistema automático de trámites - radicación interna, de traslado y salida

2.1. Se han establecido dos clases de comunicación:
Comunicación interna - memorando 102-F-036. El memorando debe ser utilizado para la correspondencia que se dirijan entre sí las dependencias de la secretaria General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., desde y para todos los niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres.

2.2. Comunicación traslado de documentos 102-F-039
Para el traslado de las comunicaciones y documentos que no requieran la elaboración de memorando, se utilizará este formato y su diligenciamiento será manuscrito por el nivel autorizado.

2.3 Comunicación externa - carta 102-F-032
Se utiliza para la correspondencia que se dirija a las demás Entidades Distritales, a otras Entidades, personas naturales y jurídicas. Así mismo, la debe utilizar la Oficina de Recursos Humanos para las comunicaciones que dirija a los funcionarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., sobre fines laborales tales como vacaciones, ascensos, salarios, etc.

CONSIDERA USTED QUE ESTA LABOR ES TAN IMPORTANTE PARA LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL ES UN TRABAJO AISLADO PARA LAS ACTIVIDADES DELOS DEMAS FUNCIONARIOS

No ya que esta labor es un punto clave para la empresa y todos los cargos están relacionados entre si y la mensajería es la que mueve los documentos importantes de ella.