TALLER # 3

TALLER # 3

Ø Unidad de correspondencia:

es la única dependencia autorizada para la recepción de documentos, solicitudes y atención de requerimientos. Tiene el propósito de administrar las comunicaciones contribuyendo con la normatizacion de los procesos de producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de documentos por parte de la gestión documental.

Ø Funciones de esta

Las unidades de correspondencia deberán contar con el personal suficiente y debidamente capacitado, lo mismo que con los medios físicos y tecnológicos necesarios que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico y cualquier otro tipo de tecnología que se implemente para el manejo de estas, de modo que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y garanticen el cumplimiento de los objetivos de la entidad.

Ø Comunicaciones oficiales.

Son todas que son recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la entidad, independientemente del medio utilizado.

Ø Tabla de retención documental.

Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.

Ø Pasos para elaborar este proceso

-Facilitan el manejo de la información.

-Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

- Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

-Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

-Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

-Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

-Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

-Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque:

Permiten el manejo integral de los documentos.

-Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.

-Ayudan a controlar la producción y trámite documental.

-Identifican y reflejan las funciones institucionales.

-Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.

-Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Concepto de manual de archivo y correspondencia

Es un documento que recoge las normas y procedimientos que se deberán aplicar en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr la agilidad y eficiencia en la toma de las decisiones de la entidad. Es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos a seguir para el desarrollo de las funciones relacionadas con Correspondencia y Archivo.

Diferencias entre Archivo y Correspondencia.

En el Archivo son todos los documentos que ya están guardados y clasificados de acuerdo a sus características y en la correspondencia es lo que llega nuevo para ser entregado, tramitado y posteriormente archivado.

Partes del manual de archivo y correspondencia

Introducción: En el cual se indica al lector en forma general las razones del ser del documento que tiene ante sí.

Objetivos: Se resumen los fines que persigue el Manual (generales y/o específicos)

Estructura Orgánica de la Entidad: En lo posible debe ofrecer una información global sobre la entidad, su organigrama y funciones

Conclusiones

El manual de archivo y correspondencia es importante dentro de una empresa ya que este documento contiene las normas que se deben aplicar dentro de la misma en cuanto a la forma y proceso de toda la correspondencia que entra y sale de la entidad, además del proceso para archivar los documentos.